راجعنا مقترحاً يزعم أن مشروع أتمتة سيوفّر 180,000 دينار سنوياً. فسأل المدير المالي: أي بند كلفة سينخفض بمقدار 180,000؟ ولم يستطع أحد الإجابة، فرُفض المشروع. وكان محقاً في رفضه.
عائد الأتمتة قابل للإثبات، لكن فقط إن كنت صادقاً بشأن نوع الوفر الذي تنتجه — ومعظم دراسات الجدوى تخلط بصمت بين أمرين مختلفين تماماً.
عائد الأتمتة: نوعان من الوفر، وواحد منهما نقد
الوفورات النقدية
مال يخرج من الحسابات ولا يعود. ترخيص برمجي أُلغي. شركة شحن لم تعد تُستخدم. عمل إضافي توقّف دفعه. غرامة لم تعد تُتكبَّد.
وهذه قابلة للتتبع إلى بند في الدفاتر، وهذا ما يجعلها ذات مصداقية.
الطاقة المحرَّرة
ستة أشخاص يوفّر كل منهم أربع ساعات أسبوعياً. أي 24 ساعة أسبوعياً، وهو ما يبدو كـ0.6 من راتب — لكن لا أحد يُستغنى عنه ولا كلفة تنخفض. فالساعات تذهب إلى عمل آخر.
وهذه قيمة حقيقية وهي ليست نقداً. وتقديمها كنقد هو ما يدمّر مصداقية دراسة الجدوى كلها، وهو أشيع خطأ نراه.
أبلغ عنها كما هي: «استوعب الفريق 30% طلبات إضافية دون توظيف جديد». وهذا قابل للدفاع عنه وأكثر إقناعاً في الغالب من وفر ملفّق.
سجّل خط الأساس قبل أن تبني
هذه الخطوة التي يتخطاها الجميع، وبدونها يصبح كل ادعاء لاحق قابلاً للجدال.
أنفق أسبوعاً في قياس العملية الحالية:
- الساعات المصروفة على المهمة، ومن يصرفها، وبأي كلفة محمّلة.
- الأخطاء لكل مئة حركة، وكلفة تصحيح الواحد.
- الزمن المنقضي من البداية إلى الإنجاز، لا وقت العمل المباشر فقط.
- الحجم — كم مرة يحدث هذا شهرياً.
واجعل شخصاً من المالية يشهد القياس. فموافقته على الرقم الابتدائي أثمن من أي جدال حول الرقم النهائي.
احسب الكلف بصدق
تقارن دراسات الجدوى روتينياً منافع كاملة بكلف جزئية. أدرج:
- كلفة البناء أو الترخيص.
- الوقت الداخلي — فوقت موظفيك في جلسات المتطلبات والاختبار كلفة حقيقية، تبلغ عادة 20–40% من الرقم الخارجي.
- التدريب وانخفاض الإنتاجية في الشهر الأول.
- الصيانة والدعم المستمرين.
- كلفة تشغيل النظامين خلال أي فترة توازٍ.
والمشروع الذي لا يبدو جيداً إلا باستثناء الوقت الداخلي ليس جيداً.
كيف يبدو الادعاء ذو المصداقية
قارن بين هذين.
«أتمتة معالجة الفواتير ستوفّر 180,000 دينار سنوياً عبر تحسين الكفاءة.»
«تستغرق معالجة الفواتير حالياً 240 ساعة شهرياً موزّعة على ثلاثة موظفين، وقد تحققنا من ذلك في آذار. والأتمتة تخفضها إلى 40 ساعة. والمئتا ساعة المحرَّرة تتيح إيقاف العمل الإضافي البالغ 1,400 دينار شهرياً، أي وفر نقدي قدره 16,800 دينار سنوياً. أما الطاقة المتبقية فتستوعب نمو الحجم المتوقع للعام القادم دون توظيف شخص رابع، وهو ما كان سيكلّف 14,000 دينار. وكلفة المشروع 38,000 دينار شاملة الوقت الداخلي، فيسدّد نفسه خلال نحو خمسة عشر شهراً.»
الثاني أصغر وأرجح كثيراً في الاعتماد، لأن كل رقم فيه قابل للفحص.
قِس عائد الأتمتة مرة أخرى بعد التنفيذ
لا يكاد أحد يفعل هذا، ولهذا لا تتعلّم المؤسسات أبداً إن كانت دراسات جدواها جيدة.
بعد ثلاثة أشهر من الإطلاق، قِس الأمور الأربعة نفسها. وأبلغ عن النتيجة سواء طابقت التوقّع أم لا. فإن قصّرت، فقل بكم ولماذا — وستُصدَّق في المرة القادمة، وهذا أثمن من أن تكون محقاً هذه المرة.
الأرقام الخاصة بالأردن التي تستخدمها
- كلفة الراتب المحمّلة لا الراتب الإجمالي. فالضمان الاجتماعي ومخصص نهاية الخدمة والنفقات العامة تضيف عادة 25–35%.
- كل شيء بالدينار، مع التاريخ. فالأسعار والمعدلات تتحرك.
- غرامات الامتثال حيثما كانت ذات صلة. فالغرامات المتجنَّبة وفر نقدي تعترف به المالية فوراً.
- أسبوع الأحد إلى الخميس عند تحويل الساعات إلى أيام عمل، وإلا كانت أرقامك خاطئة بصمت.
اختبار عائد الأتمتة
اعرض دراسة الجدوى على مديرك المالي واسأل سؤالاً واحداً: «أي بند في الحسابات سيتغيّر، وبكم؟»
فإن وُجد جواب واضح، فلديك وفر نقدي. وإن كان الجواب «لا شيء، لكن الفريق يستطيع إنجاز أكثر»، فلديك طاقة محرَّرة — وهي تستحق الامتلاك، ما دمت تسمّيها باسمها.
