تطبيق نظام ERP قلّص إغلاق نهاية الشهر من ١١ يومًا إلى ٣

تصنّع البيان للصناعات مواد البناء من مصنعين خارج عمّان، وتوظف نحو ٢٤٠ موظفًا. كانوا يشغّلون برنامج محاسبة اشتُري عام ٢٠١١، ونظام رواتب منفصلاً، وتخطيط إنتاج على جدول بيانات مشترك لا يفهمه بالكامل سوى شخصين.

كان إغلاق نهاية الشهر يستغرق أحد عشر يوم عمل، يقضي الفريق المالي معظمها في مطابقة أرقام بين أنظمة متعارضة. وكانت دقة المخزون نحو ٦٨٪ مقابل الجرد الفعلي، ما يعني توقف الإنتاج بانتظام في انتظار مواد يقول النظام إنها متوفرة.

المحفّز المباشر كان جوفوترة. فبرنامجهم القائم لم يكن له مسار للامتثال للفوترة الإلكترونية الوطنية، وأكد المورّد عدم وجود خطة لذلك.

جرى تطبيق ERP في الأردن هذا على مدى عشرين أسبوعًا وأربع مراحل، غطت المالية والمخزون والإنتاج وطباعة المستندات بلغتين.

نفّذنا التطبيق على أربع مراحل خلال عشرين أسبوعًا، كل منها تسلّم شيئًا قابلاً للاستخدام كي لا تنتظر الشركة شهورًا لإطلاق واحد.

المرحلة الأولى: رسم العمليات وتنظيف البيانات (الأسابيع ١-٥)

قبل إعداد أي شيء وثّقنا كيف يتدفق العمل فعليًا، بما في ذلك الخطوات غير الرسمية. وتبيّن أن جدول بيانات الإنتاج المشترك يرمّز أربع عشرة قاعدة عمل لا وجود لها في أي مكان آخر — والتقاطها كان أثمن مخرجات المرحلة.

كان تنظيف البيانات كبيرًا. فسجل الأصناف احتوى ٣١٠٠ سجل تحوّلت إلى نحو ٢٤٠٠ منتج حقيقي بعد دمج المكرر وصيغ التهجئة المختلفة. وسجلات العملاء واجهت المشكلة نفسها بالعربية، حيث ظهرت الشركة الواحدة بثلاث نقحرات.

المرحلة الثانية: المالية والمخزون (الأسابيع ٦-١٣)

أعددنا دفتر الأستاذ العام والذمم الدائنة والمدينة والمخزون مع معالجة ضريبية على مستوى البند لدعم الفواتير متعددة النسب. ورُحِّلت الأرصدة الافتتاحية وسنتان من الحركات، بينما أُرشفت إحدى عشرة سنة من التاريخ إلى مخزن قابل للاستعلام بدل تحميلها في النظام الحي.

بُني تكامل جوفوترة واختُبر على الخدمة الحية لا على وعد ببيئة تجريبية. وتُرسل الفواتير الآن آليًا مع معالجة لإعادة المحاولة عند أعطال الشبكة.

المرحلة الثالثة: الإنتاج والتخطيط (الأسابيع ١٢-١٨)

نُفِّذت القواعد الأربع عشرة المستخرجة من جدول البيانات كتوجيه إنتاج قابل للإعداد، بحيث يستطيع المخططون تعديلها دون مطوّر. وحلّت قوائم المواد وأوامر العمل وتأكيدات أرضية المصنع محل العملية اليدوية.

المرحلة الرابعة: المستندات ثنائية اللغة والتدريب (الأسابيع ١٦-٢٠)

تُطبع الفواتير وسندات التسليم وأوامر الشراء بالعربية بتخطيط صحيح من اليمين لليسار بينما يعمل الفريق المالي بواجهة إنجليزية. وهنا فشلت عدة منتجات مورّدين أثناء التقييم، وكان الأمر مهمًا للعميل بما يكفي ليشكّل قائمة الخيارات.

شغّلنا النظامين بالتوازي ثلاثة أسابيع وأبقينا النظام القديم قابلاً للقراءة ستة أشهر بعد الإطلاق.